Política Básica de Privacidad

Publicación: 1 de abril de 2014
Corrección: 31 de marzo del 2020
Corrección: 31 de marzo del 2022
Corrección: 9 de septiembre del 2024
Agencia Japonesa de Sistemas de Información de Autoridades Locales
Director Shiibashi Akio

Art. 1　Normativa básica

En virtud de la Ley del Registro Básico de Empadronamiento (Ley Nº 81/1967) y otras relacionadas, el objetivo de esta innovación del Organismo de Sistemas de Información de Gobiernos Locales (en adelante, “el Organismo”) es contribuir a la racionalización de las oficinas de la administración y de los gobiernos locales, así como al fomento del bienestar de los ciudadanos. Se establece la presente política como norma de conducta que deben cumplir los funcionarios y el personal contratado, con el fin de prevenir el acceso no autorizado a la información personal, así como la pérdida, destrucción, alteración o filtración de dicha información en todas las operaciones realizadas para alcanzar los objetivos previstos. Asimismo, se garantiza su estricto cumplimiento y se construye e implementa adecuadamente un sistema de gestión de protección de datos personales conforme a la norma JIS (Normas Industriales Japonesas definidas en el artículo 17, párrafo 1 de la Ley de Normalización Industrial [Ley N.º 185 de 1949] ) Q15001 (requisitos de los sistemas de gestión de la protección de datos personales).

Art. 2　Actividades del Organismo

1. Los funcionarios y el personal contratado deberán cumplir con las leyes y normativas relativas al tratamiento de datos personales, así como con las directrices establecidas por el Estado y otras normas relacionadas.
2. Se establecerá un Organismo de responsabilidades de la implementación, operación y mantenimiento del sistema de gestión de la protección de los datos personales.
3. Se impartirá de forma periódica formación a los funcionarios y el personal contratado en materia de protección de datos personales.
4. Periódicamente se designará un auditor para que evalue las medidas de proteccion de sus datos o informaciones personales.
5. Se revisará continuamente el sistema de gestión de protección de datos personales y se tratará de mejorarlo.

Art. 3　Tratamiento de datos personales

1. En cuanto al tratamiento y utilización de datos personales, se definirá claramente el marco de los fines para los que se utilizarán, su uso estará limitado a dichos fines y se deberá tomar medidas para su adecuado tratamiento.
2. Se implementarán medidas de seguridad razonables así como medidas preventivas y correctivas destinadas a evitar pérdidas o accesos no autorizados, así como la destrucción, modificación y divulgación de los datos personales.
3. Una vez lo solicite el interesado, se procederá sin dilación a la corrección, modificación o supresión, así como al cese en el uso de los datos personales.
4. Quien sea encargado de gestionar todos o parte de los datos personales, deberá tomar las medidas apropiadas para la protección de dichos datos personales.
5. En caso de que subcontrate el procesamiento de la gestión de datos personales, se deberá seleccionar a un tercero que haya implementado medidas adecuadas para proteger los datos personales y se tomarán las medidas apropiadas.

Art. 4　Medidas adoptadas para la gestión de la seguridad

1. Medidas de gestión de seguridad organizativa
   (1) Se designará a un responsable del tratamiento de los datos personales.
   (2) Se establecerá un sistema de notificación al responsable en caso de detectar incidentes de fuga de información u otros indicios.
2. Medidas de seguridad de carácter humano
   (1) Se asegurará que los empleados conozcan y cumplan adecuadamente el correcto manejo de los datos personales.
   (2) Se incluirán en el reglamento laboral disposiciones relativas a la confidencialidad de la información personal.
3. Medidas de seguridad de carácter físico
   (1) En las áreas donde se manejen datos personales, se implementará el control de acceso y salida del personal.
   (2) Cuando se eliminen datos personales o se desechen equipos que los contengan, se realizará mediante métodos que impidan su recuperación.
4. Medidas de seguridad de carácter técnico
   (1) Se implementarán controles de acceso para limitar tanto a los responsables como el alcance de los datos personales que pueden manejar.
   (2) Se adoptarán y operarán adecuadamente medidas para prevenir fugas de datos personales u otros incidentes derivados del uso de los sistemas de información que los gestionan.

Tratamiento de los datos personales

Se reconoce la importancia de los datos personales, en lo que respecta al Organismo de Sistemas de Información de los Gobiernos Locales y en lo relativo a esta Web. Con el fin de asegurar una adecuada protección y de acuerdo con la “Normativa básica relativa a la protección de datos personales en el Organismo de Sistemas de Información de los Gobiernos Locales” y otras relacionadas, consideraremos como datos personales lo siguiente:

Datos personales

Se refiere a los datos personales obtenidos a través de esta Web, correspondientes a personas vivas, incluyendo información relevante, nombre, fecha de nacimiento y otros datos identificativos que permitan identificar a una persona en concreto (incluyendo los que pueden ser fácilmente cruzados con otras informaciones y de esa forma sea posible la identificación de una persona en concreto).

Recopilación de datos personales

En caso de que el Organismo de Sistemas de Información de los Gobiernos Locales obtenga datos personales mediante el uso de esta Web, además de especificarse claramente el propósito de la recopilación de datos, la información debe ser proporcionada por el usuario una vez que tenga conocimiento de dicho propósito.

Uso de datos personales

Los datos personales recopilados sólo pueden ser destinados a los siguientes fines y a ningún otro:

• Comprobar los datos de contacto, para su utilización en las respuestas.

Restricciones al uso de datos personales.

Los datos personales recopilados podrán ser utilizados únicamente para el propósito para el que fueron recopilados, salvo que por ley se especifique otra cosa. Como regla general no se podrá ceder dicha información o datos personales a terceros.

Transmisión de datos personales de terceros

Salvo que la Ley así lo permita o medie consentimiento, no es posible ceder a terceros los datos personales recopilados.

Custodia de los datos personales

A fin de evitar el riesgo de pérdida u otros, se tomarán medidas de seguridad razonables para la adecuada custodia y manipulación, para evitar el acceso desde el exterior, consultas no autorizadas y filtraciones de los datos personales recopilados.
Adicionalmente, los datos personales serán eliminados cuando su posesión ya no sea de utilidad.

Cesión y tratamiento de datos personales

En el marco de los fines para los que se utilizan, será posible ceder los datos personales a terceros en base a acuerdos para el tratamiento de datos personales.

Sin embargo, solo se cederán los datos personales imprescindibles para proveer un servicio al interesado y no se podrán utilizar para ningún otro fin. Además se gestionará y supervisará adecuadamente a los subcontratistas.

Datos personales susceptibles de divulgación así como datos de contacto

El interesado podrá solicitar la corrección, modificación o supresión, el cese en su uso, así como información sobre la supresión, divulgación y los fines para los que se usan sus datos personales (en adelante “la divulgación”).

Si desea solicitar la consulta, etc., sobre sus datos personales u otros datos relacionados, por favor, póngase en contacto con el “Servicio de Información sobre Datos Personales”.

Para consultar, etc., sus datos personales, se le podrá solicitar que presente copia de algún documento que certifique su identidad (tarjera de certificado básico de residencia, pasaporte, permiso de conducir, etc.).

• Servicio de Información Sobre Datos Personales
  • Departamento de Gestión de la Dirección Administrativa del Organismo de Sistemas de Información de los Gobiernos Locales
  • Dirección: 25 Ichiban-cho, Chiyoda-ku, Tokio (Edificio de la Asociación Nacional de Presidentes de Asambleas Municipales, 7ª planta)）
  • Código postal: 102-8419
  • Teléfono: 03-5214-8000
  • Fax: 03-5214-8055

*Este es el servicio de información relacionada con los datos personales. Para otras consultas o sugerencias, por favor siga el enlace sobre Contacto.

Limitaciones en caso de que no se haya podido completar el registro

En caso de que no haya podido registrar todos o parte de los datos personales, no será posible recibir el servicio de esta Web.

Protección de datos

En esta Web, se utiliza el sistema de encriptación SSL (Secure Sockets Layer) en las páginas destinadas a la recopilación de datos personales.

Revisión de la política de privacidad

En relación con la política de privacidad, se puede dar el caso de que sea revisada sin notificación previa.

Responsable

Subdirector general del Organismo de Sistemas de Información de los Gobiernos Locales (funcionario de más alto rango encargado de gestión de riesgo).